Tarafızlık Prosedürü

  1. AMAÇ ve KAPSAM: Bu prosedürün amacı, başvuru sahibi, aday, belgelendirilen kişiler ve belgelendirme süreçlerinde tarafsızlığın sağlanmasına ilişkin yöntemleri belirlemektir. Başvuru sahipleri, adaylar ve belgelendirilmiş kişilere verilen başvuru, sınav, değerlendirme, karar verme, ilk belgelendirme, yeniden belgelendirme, birim tamamlama, gözetim, belge askıya alma ve iptali hizmet ve faaliyetlerin tümünü kapsar.
  2. TANIMLAR:

Tarafsızlık: Objektifliğin varlığı. (Objektiflik, taraflar arasında çıkar çatışmalarının olmaması veya bunların kuruluşun takip eden faaliyetlerini olumsuz olarak etkilemeyecek bir şekilde çözümlendiği anlamına gelir. Tarafsızlığın esasının aksettirilmesinde faydalı olan diğer terimler; bağımsızlık, çıkar çatışmalarından uzak olma, yanlılıktan uzak olma, önyargılardan uzak olma, nötr olma, adil olma, açık fikirlilik, iltimas yapmama, önyargısız olma ve dengenin korunmasıdır.)

Adil olma: Belgelendirme sürecinde, her bir kişiye başarı için fırsat eşitliğinin sağlanması.

  1. SORUMLULUKLAR:

Bu prosedürün yönetiminden Yönetim Kurulu, uygulanmasından Tarafsızlık Komitesi ve tüm personel sorumludur.

  1. UYGULAMALAR

4.1.    TARAFSIZLIK

  1. Arif Belgelendirme hiçbir şirket, kurum, kuruluş, varlık veya kişiye bağımlı değildir. Belgelendirme faaliyetlerinin her türlü mali, idari, siyasi ve ticari baskıdan uzak tam bağımsız ve tarafsız olması bizim için vazgeçilmez bir şarttır.
  2. Arif Belgelendirme akredite olduğu ve yetkilendirildiği tüm yeterliliklerde; din, dil, ırk, siyaset ve coğrafi bölge farkı gözetmeksizin yapılan başvurulara kendi politika ve hedefleri doğrultusunda cevap verir.
  3. Tarafsızlığı korumaya yönelik olarak dokümantasyon oluşturulmuş ve uygulanmaktadır. Kuruluşumuzda çalışan her personele, tarafsızlığa uygun çalışacaklarını taahhüt eden Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanını imzalatılır. Ayrıca ölçme ve değerlendirmede görev alacak personelden de Çıkar İlişkisi Beyanı alınır.
  4. Bu uygulamalara ek olarak Tarafsızlık Komitesi oluşturulmuş ve yetkilendirilmiştir. Tarafsızlık Komitesi, faaliyet gösterilen tüm alanlarda, ilgili tarafları eşit olarak temsil edecek şekilde oluşturulmuştur.
  5. Komite kararlarında bağımsız hareket etme yetkisine sahiptir. Arif Belgelendirme tarafından tüm faaliyetlere ilişkin bilgiler komiteye sağlanarak tarafsızlığı korumaya yönelik olarak durum değerlendirmesi yapılır ve gerekli tedbirler alınır.
  6. Arif Belgelendirme tarafından yapılan tüm belgelendirme faaliyetleri Tarafsızlık Komitesi’nin denetimine, Komite’nin denetim ve çalışmaları ise TÜRKAK ve MYK denetimine açıktır.
  7. Arif Belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığını ve bağımsızlığını tehlikeye düşürebilecek, çıkar çatışması yaratabilecek durumları ve risklerini tanımlamıştır. Riskleri yok etmek veya kabul edilebilir seviyeye düşürmek için alınacak önlemleri ve yaptırımları açıklamıştır. Bu durumlar Tarafsızlık Komitesi tarafından da yılda bir kez yapılan toplantılarda değerlendirilmektedir.
  8. Arif Belgelendirme tam zamanlı veya yarı zamanlı tüm personelinin (Personel Belgelendirme Koordinatörü, karar vericiler, değerlendiriciler, Komite/Komisyon üyeleri vb.); gerçekleştirdiği sınavlar veya vermiş olduğu kararlar karşılığında aldığı ücretleri, her türlü baskıdan uzak ve gerçekleştirilen sınav ve değerlendirme faaliyetlerinin sonuçlarından bağımsız olarak belirler.
  9. Tarafsızlık Komitesi’nin oluşturulması ve çalışmalarının sağlanmasına yönelik yöntem, görev, yetki ve sorumluluklar Tarafsızlık Komitesi Talimatı ile belirlenmiştir.

4.2      YETERLİLİK

  1. Arif Belgelendirme tarafından gerçekleştirilecek tüm faaliyetlerde personel, bilgi, altyapı, çalışma ortamı, makine-ekipman, finansal güç vb. konularda planlama, yeterlilik analizi ve gözden geçirme gerçekleştirilir.
  2. Arif Belgelendirme yaptığı belgelendirme işini ciddiye alır ve bu konuda güvenilirlik ve yetkinlikte en üst seviyede olmaya çalışır.
  3. Bütçe, yıllık olarak; aylık bazda takip edilebilecek şekilde, Arif Belgelendirme yönetimi tarafından oluşturulur. Bütçede yeni yatırımlarla ilgili kullanılacak kaynak ve tutar belirlenir. Personel giderleri, ofis giderleri, vergi ve kamusal diğer harcamalar, personel eğitim giderleri ve tahmini yapılacak belgelendirme ve sınav faaliyetlerinde oluşabilecek giderler bütçede belirlenir.
  4. Yıllık bazda oluşturulan bütçede, aylık gerçekleşen rakamlara göre gelecek ay için tahmini bütçe oluşturulur. Sapmalar olması durumunda revize edilir. Bütçede belirlenen giderlerin nasıl karşılanacağı ve hangi kaynağın kullanılacağı tanımlanır

4.3      ÜST YÖNETİMİN SORUMLULUĞU

4.3.1        Arif Belgelendirme üst yönetimi, soruların hazırlanması, başvurunun alınması, sınavın planlanması, gerçekleştirilmesi, değerlendirilmesi, belgelendirme kararının verilmesi, gözetim, belge yenileme gibi belgelendirme hizmetlerinin sunumundaki tüm aşamalarda yapılan faaliyetlerde;

  1. Uluslar arası akreditasyon ve yetkilendirilmiş kuruluş şartlarına uygun yürülmesinden,
  2. Tarafsızlığın sağlanmasından,
  3. Çıkar ilişkisi oluşabilecek durumların analiz edilerek yok edilmesi veya kabul edilebilir seviyeye getirilmesinden,
  4. Gizlilik ve güvenlik prensibine bağlı kalınacağından ve tüm bu faaliyetlerin gerçekleşmesi için uygun kaynağın ve altyapının sağlanmasından,
  5. İtiraz ve şikayetleri uygun şekilde ele alıp sonuçlandırarak ilgili tarafları bilgilendirmekten,

sorumludur.

4.3.2        Üst yönetim, tarafsızlığını Yönetimin Bağımsızlık, Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanı ile taahhüt eder ve bunu web sitesinden kamuya açık hale getirir.

4.3.3        Bu konularda herhangi bir uygunsuzluk veya potansiyel uygunsuzluk tespit edildiğinde Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü’ne göre işlem yapılır.

4.4      AÇIKLIK

  1. Arif Belgelendirme, başvuru sahiplerinin, adayların ve belgelendirilmiş kişilerin ihtiyaç duyabileceği bilgi ve dokümanları, web sitesinde (www.arifbelgelendirme.com) yayınlar. Ayrıca bu bilgi ve dokümanlardan ihtiyaç duyulanlar, yazışma yolu ile de ilgililere iletir. Bu dokümanlarda; faaliyette bulunduğumuz konular hakkında açıklayıcı bilgiler bulunur.
  2. Ücretlendirme ile ilgili konular Aday Belge Hizmet Sözleşmesi’nde açık ve anlaşılır şekilde ifade edilir ve kişiye başvuru sırasında sunulur.
  3. Arif Belgelendirme süreçlerinde ve uygulamalarda olabilecek değişiklikler, ilgili kişi ve kurum/kuruluşlara web sitesi ve yazışma yolu ile duyurulur.
  4. Belgeli kişiler ile belgesi askıda veya iptal olan kişilerle ilgili bilgilere, belgelendirilmiş kişilerin hakları ve gizlilik gerektirecek durumlar sağlanarak, web sitemizde linki verilen e-devlet kapısından ulaşılabildiği gibi Arif Belgelendirme ofisinden de ulaşılabilir.
  5. Arif Belgelendirme, gizlilik prensibi çerçevesinde denetime ve bilgi paylaşımına açıktır.

 

4.5      TEHLİKE VE TEHDİTLERİN TANIMLANMASI

  1. Kuruluşumuz, faaliyetlerinde gizlilik, tarafsızlık ve bağımsız kararların alınmasında çıkar çatışmasına neden olabilecek tehdit ve tehlikeleri belirlemiş ve engellenmesi için yapılması gereken faaliyetleri tanımlamak amacıyla Tarafsızlık Risk Analizi Tablosu’nu oluşturmuş ve uygulamaktadır.
  2. Görevlendirmeler yapılırken Arif Belgelendirme çalışanları ve kurul üyelerinin;
  • Başvuru sahibi, aday ve belgelendirilmiş kişilerle
  • Belgelendirilmiş kişileri istihdam eden firma, kurum ve kuruluşlarla
  • Belgelendirilmiş kişinin verdiği hizmetten etkilenen kişilerle

aralarındaki çıkar çatışması/birliğinin tanımlanması esasalınır.

        3. Personel belgelendirme kararına etki gösterebilecek faaliyetler içerisinde görev alan personele, kendi iradesi dışında karar almasına neden olabilecek kurum içi ve dışından gelebilecek tehditlerin farkına varması ve oluşabilecek risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygulamalar bu prosedür çerçevesinde gerçekleştirilir.

        4. Belgelendirme talebinde bulunan kişilerin başvurusunun alınması esnasında çıkar çatışmasına neden olabilecek bir durumun tespiti halinde talep geri çevrilir.

4.6      RİSKLERİN ANALİZİ

  1. Çıkar çatışmasına sebebiyet verebilecek tehditlerin her biri ayrı ayrı değerlendirilir. Değerlendirme yapılırken olası tehditler, tehlikeler sonucu ortaya çıkabilecek riskler belirlenir. Bu aşamada; riskler ile ilgili mevcut kontrol önlemleri ve geçmişte yaşanmış tecrübeler göz önünde bulundurulur.
  2. Olası tehdit ve tehlikelerden kaynaklanabilecek riskin tamamen bertaraf edilmesi, bu mümkün değil ise riskin kabul edilebilir seviyeye indirilmesi için aşağıdaki klasik risk kontrol adımları uygulanır.
  • Tehlike veya tehlike kaynaklarının ortadan kaldırılması,
  • Tehlikelinin, tehlikeli olmayanla veya daha az tehlikeli olanla değiştirilmesi.

       3. Risklerin azaltılmasına veya kontrol altına alınmasına yönelik önleyici faaliyetler planlanır. Tehlikenin ve riskin tamamen ortadan kaldırılması mümkün değilse, tehlikenin ve riskin azaltılması, uygulanan kontrol sistemleri ile sağlanır.

       4. Belirlenen  risk  için  kontrol  tedbirlerinin  hayata  geçirilmesinden  sonra  yeniden  risk seviyesi tespiti yapılır. Yeni seviye, kabul edilebilir risk seviyesinin üzerinde ise risk değerlendirmesi adımları tekrarlanır.

4.7      RİSK ANALİZLERİNİN REVİZYONU

  1. Risk analizleri;
  • Kritik personel dâhil organizasyon yapısında bir değişiklik olması,
  • Yeni bir sürecin uygulanmaya başlanması,
  • Kanun ve mevzuat değişikliklerinin gerektirdiği hallerde yeniden gözden geçirilir.

       2. Herhangi bir zamanda yönetim veya çalışanlarca çıkar çatışması olasılığı görülen tehdit/tehlikeler için Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü’ne göre işlem yapılır ve durumun kayıt altına alınması sağlanır. Yapılacak değerlendirmeler sonucunda bir çıkar çatışmasına neden olabileceği görülürse, düzeltici/önleyici faaliyet gerçekleştirildikten sonra Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Tarafsızlık Risk Analizi Tablosu’na eklenir ve tablonun revizyonu gerçekleştirilir.

       3. Tarafsızlık Komitesi Toplantılarında Tarafsızlık Risk Analizi Tablosu gözden geçirilir ve karar alınması halinde revizyonun gerçekleştirilmesi sağlanır.

PRD.19/08.02.2017/03/01.05.2019